Zeiterfassung Pflicht: Was für Betriebe heute gilt

Ja, die Zeiterfassung ist Pflicht: Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) müssen alle Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Eine Größenschwelle gibt es nicht, eine bestimmte Form ebenfalls nicht. Eine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Erfassung existiert bislang für keinen Betrieb, sie steht nur als Referentenentwurf vom Juni 2026 im Raum.

Wer im Netz nach „Zeiterfassung Pflicht“ sucht, stößt auf widersprüchliche Angaben: mal gilt die Pflicht „erst ab 10 Mitarbeitern“, mal „nur elektronisch“, mal drohen „30.000 Euro“. Drei Ebenen werden in vielen Texten vermischt: die heute geltende Pflicht aus dem Arbeitsschutzrecht, das enge Aufzeichnungsgebot des Arbeitszeitgesetzes und den Gesetzentwurf, der noch nicht beschlossen ist.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand der Quellen im Herbst 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Der Gesetzentwurf ist eine Arbeitsfassung des Ministeriums, Inhalte können sich bis zu einem Beschluss ändern.

Kurz erklärt: Was heute schon gilt (BAG 2022)

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) ein System einführen müssen, mit dem die geleistete Arbeitszeit erfasst wird (Bundesarbeitsgericht, Beschluss 1 ABR 22/21). Das Gericht kam zu diesem Ergebnis über eine unionsrechtskonforme Auslegung der Vorschrift.

Hintergrund ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14.05.2019 (C-55/18, CCOO). Der EuGH verlangte ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit (so zusammengefasst von ver.di). Das BAG hat diese Vorgabe ins deutsche Arbeitsschutzrecht übertragen.

Formal ging es im Verfahren um das Initiativrecht des Betriebsrats bei der Einführung einer elektronischen Zeiterfassung. Die Pflicht zur Erfassung selbst folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, nicht aus der Betriebsratsbeteiligung.

Drei Ebenen im Überblick

Was genau erfasst werden muss – und was nicht

Der Leitsatz des BAG nennt Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit. Daraus ergibt sich die Dauer, einschließlich Überstunden. Erfasst werden muss damit die gesamte Arbeitszeit, nicht nur Überstunden oder Feiertagsarbeit, wie manche Teaser verkürzt nahelegen.

Pausen nennt das BAG nicht ausdrücklich. Die häufige Aussage „Pausen müssen erfasst werden“ ist deshalb keine BAG-Vorgabe. Praktisch sind Pausenzeiten trotzdem sinnvoll: Die Erfassung der Pausen ergibt sich praktisch aus § 4 ArbZG, nicht ausdrücklich aus dem BAG-Beschluss.

Ebenso wenig steht im BAG-Beschluss, dass die Erfassung „noch am Tag der Arbeit“ erfolgen muss. Diese Tagesgleichheit stammt aus dem Referentenentwurf, nicht aus geltendem Recht.

Das Minimum im Arbeitszeitgesetz

Daneben besteht das ältere Gebot im ArbZG. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG sind ausdrücklich nur die werktägliche Arbeitszeit über acht Stunden hinaus sowie die Arbeit an Sonn- und Feiertagen aufzuzeichnen. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren (Arbeitsschutz NRW, Arbeitszeitaufzeichnung).

Aussagen wie „nur über 8 Stunden hinaus“ beschreiben also das ArbZG, nicht die Gesamtrechtslage. Neben dem ArbZG-Minimum steht die weitergehende Pflicht aus dem ArbSchG nach BAG.

Aufbewahrung: zwei Jahre, nicht acht

Für Arbeitszeitnachweise nennt das ArbZG zwei Jahre. Einzelne Ratgeberseiten sprechen zusätzlich von „steuerlich acht Jahren“ und nennen daneben sechs Jahre für Lohnunterlagen und acht Jahre für Buchungsbelege, teils in sich widersprüchlich. Für die reine Arbeitszeitaufzeichnung gilt eine Mindestfrist von zwei Jahren. Welche steuerlichen Fristen nach § 147 AO für welche Unterlagen gelten, hängt vom Einzelfall ab; bei Unsicherheit empfiehlt sich die Rückfrage beim Steuerberater.

Gilt das auch für Kleinbetriebe und Vertrauensarbeitszeit?

Ja. Die Pflicht gilt ohne Größenschwelle; auch Kleinbetriebe sind betroffen (Deutsche Handwerks Zeitung). Die oft zitierte „10-Mitarbeiter-Grenze“ kommt aus dem Referentenentwurf und betrifft dort nach dem berichteten Stand die elektronische Form, nicht die Erfassung an sich.

Wer behauptet, Unternehmen unter zehn Beschäftigten seien „derzeit von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ausgenommen“, erweckt den falschen Eindruck: Derzeit gibt es keine gesetzliche elektronische Pflicht für irgendeinen Betrieb. Eine Ausnahme von einer elektronischen Pflicht kann es daher heute nicht geben.

Mythen im Überblick

• Zeiterfassung bedeutet Stechuhr: Falsch. Das BAG schreibt keine Form vor, eine Stechuhr ist in der Regel nicht nötig (Arbeitszeitberatung).
• Vertrauensarbeitszeit ist abgeschafft: Falsch. Sie bleibt möglich, die Arbeitszeit muss aber dennoch erfasst werden. Die Aufzeichnung darf an Beschäftigte delegiert werden (Arbeitszeitberatung).
• Kleinbetriebe sind ausgenommen: Falsch. Die Pflicht gilt heute ohne Größenschwelle.
• Erfassung nur bei Überstunden: Falsch. Erfasst wird die gesamte Arbeitszeit; das enge ArbZG-Minimum (über acht Stunden, Sonn- und Feiertage) ist nur die Untergrenze des Gesetzes.

Vertrauensarbeitszeit, Homeoffice, Außendienst

Vertrauensarbeitszeit heißt, dass der Arbeitgeber auf die Kontrolle von Anfang und Ende verzichtet, nicht dass die Zeit nicht erfasst wird. Nach der Auswertung des BAG-Beschlusses durch die Arbeitszeitberatung ist die Form frei und die Delegation an Beschäftigte zulässig. Für Homeoffice und Außendienst bedeutet das: Beschäftigte tragen Beginn, Ende und Dauer selbst ein, der Betrieb legt fest, wie und wann, und kann stichprobenartig prüfen (Praxisempfehlung, keine Vorgabe aus dem Beschluss). Eine Stechuhr ist dafür nicht erforderlich.

Was im Referentenentwurf 2026 steht (elektronisch, 10-MA-Ausnahme, Übergang)

Am 16./18.06.2026 wurde ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums (Ministerin Bas) zur Änderung des ArbZG bekannt. Das BMAS stuft ihn als interne Arbeitsfassung ein (Otto Schmidt, Arbeitsrecht-Blog; arbeitszeiterfassung-app.de). Er ist kein Gesetz, noch nicht einmal ein Kabinettsbeschluss.

Nach den bekannt gewordenen Berichten sieht der Entwurf vor:

• Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sollen am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufgezeichnet werden (Neufassung § 16 ArbZG). Laut Otto Schmidt soll die Erfassung allerdings nicht ausnahmslos elektronisch erfolgen müssen.
• Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen laut ver.di von der elektronischen Aufzeichnung ausgenommen sein; die Handwerkspresse berichtet Ausnahmen für Tarifparteien und Kleinstbetriebe (Handwerksblatt).
• Für Betriebe unter 50 Beschäftigten ist nach Angaben von arbeitszeiterfassung-app.de eine Übergangsfrist von fünf Jahren ab Inkrafttreten vorgesehen. Das Inkrafttreten soll am ersten Tag des auf die Verkündung folgenden Quartals erfolgen.
• Per Tarifvertrag soll eine wöchentliche statt einer täglichen Höchstarbeitszeit (48 Stunden) möglich werden. Das geltende ArbZG kennt weiter acht Stunden täglich und elf Stunden Ruhezeit (Deutsche Handwerks Zeitung).

Stand des Verfahrens

Nach den bekannt gewordenen Berichten liegt bislang weder ein Kabinettsbeschluss noch eine Befassung im Bundestag vor; das Gesetz gilt als zustimmungsbedürftig durch den Bundesrat (Clockodo; arbeitszeiterfassung-app.de, letzter belegter Stand 09/2026). Wer diesen Beitrag später liest, sollte den aktuellen Stand beim Bundesarbeitsministerium prüfen.

Alle Angaben zum Entwurf unter dem Vorbehalt, dass er sich noch ändern kann. Ältere Beiträge, die vom „Entwurf aus Mitte 2025“ sprechen oder die Koalitionsparteien hätten die elektronische Pflicht schon „beschlossen“, sind durch den Entwurf vom Juni 2026 überholt.

Bußgeld: Was § 22 ArbZG tatsächlich abdeckt

Der Bußgeldrahmen des § 22 Abs. 2 ArbZG reicht bis 30.000 Euro, etwa bei Überschreiten der Arbeitszeitgrenzen, Verstößen gegen Ruhepausen oder Sonntagsbeschäftigung. Fehlt der Aushang nach § 16 Abs. 1, drohen bis zu 5.000 Euro. Die Anhebung von 15.000 auf 30.000 Euro gilt seit 01.01.2021 (Arbeitszeitgesetz § 22; Wistev, Arbeitszeit Compliance).

Diese Tatbestände betreffen bestimmte Verstöße, nicht automatisch die allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung nach dem ArbSchG. Die Norm nennt keinen eigenen Tatbestand für die BAG-Erfassungspflicht. Ob ein Verstoß gegen diese Pflicht bußgeldbewehrt ist, wird in der Literatur unterschiedlich beurteilt: Manche Quellen nennen pauschal „bis 30.000 Euro“, andere halten einen Verstoß „noch nicht unmittelbar“ für sanktionierbar (Kliemt; Markt und Mittelstand; timr). Die Frage ist umstritten, ein Beleg für eine gefestigte Praxis liegt nicht vor.

Rechenbeispiel: theoretisches Risiko

Eine Quelle nennt den Rahmen von bis zu 30.000 Euro je Verstoß. Bei zehn betroffenen Beschäftigten und je einem Verstoß ergibt das rechnerisch 10 × 30.000 Euro = 300.000 Euro als theoretisches Maximum. Tatsächliche Bußgelder liegen nach dem Ermessen der Behörde deutlich darunter; ein Beleg für 300.000 Euro in der Praxis existiert nicht. Die Rechnung zeigt die Obergrenze des Rahmens, keine realistische Erwartung.

Das Bußgeldrisiko ist damit nur eine Seite der Frage; die Rechtslage zur fehlenden Erfassung im Streitfall (etwa bei Überstunden) und zur Mitbestimmung des Betriebsrats ist nicht Gegenstand dieses Beitrags und sollte im Einzelfall rechtlich geprüft werden.

Umsetzung im Mittelstand: Papier, Excel oder Software

Da keine Form vorgeschrieben ist, genügt heute jedes System, das Beginn, Ende und Dauer verlässlich und zugänglich dokumentiert. Das gilt für Papierliste, Excel-Tabelle und Zeiterfassungs-App gleichermaßen. Entscheidend ist, dass das System Beginn, Ende und Dauer verlässlich festhält. Der EuGH verlangte ein objektives, verlässliches und zugängliches System; wie streng das für einfache Papier- oder Excel-Lösungen auszulegen ist, ist nicht abschließend geklärt.

Der Entwurf von 2026 sieht die elektronische Aufzeichnung vor, mit Ausnahme für Betriebe bis zehn Beschäftigte und einer Übergangsfrist für Betriebe unter 50 Beschäftigten. Wer ohnehin vor einer Entscheidung steht, kann mit Software vorplanen, damit die Lösung bei Inkrafttreten nicht nachgerüstet werden muss. Wer eine Vorlage in Excel nutzt, sollte Datum, Beginn, Ende, Pausen und Gesamtdauer je Beschäftigten führen. Datenschutz und gegebenenfalls Betriebsrat sind bei jeder Variante zu beachten.

Aufwand: Modellrechnung

Für 15 Beschäftigte rechnet die Modellannahme mit 220 Arbeitstagen und einer Minute Eigenaufwand je Eintrag: 220 × 15 = 3.300 Einträge, bei einer Minute je Eintrag also 3.300 Minuten oder 55 Stunden pro Jahr. Das ist eine Annahme, keine Messung. Sie zeigt aber die Größenordnung: Je Beschäftigten bleibt der Aufwand gering, im gesamten Betrieb summiert er sich auf rund 55 Stunden im Jahr.

Ist alle 15 Minuten erfassen zulässig?

Eine feste Taktvorgabe für die Erfassung ist nicht bekannt. Aus dem BAG-Leitsatz folgt Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, nicht ein bestimmter Rhythmus. Entscheidend ist, dass die Aufzeichnung die tatsächlich geleistete Arbeitszeit verlässlich abbildet. Ob Rundungen im Einzelfall zulässig sind, ist nicht geklärt.

Checkliste & Zeitplan

Das sollten Mittelständler jetzt klären, unabhängig davon, ob und wann der Entwurf Gesetz wird.

1. Erfassungsform wählen: Papier, Excel oder App. Maßstab ist Verlässlichkeit, nicht Technik.
2. Delegation schriftlich regeln: Wer trägt ein, bis wann, wer prüft?
3. Stichproben festlegen: Die Führungskraft kontrolliert regelmäßig, dass Einträge plausibel sind.
4. Vertrauensarbeitszeit klären: Weiter möglich, aber mit Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer.
5. Homeoffice und Außendienst einbeziehen: Mobile Eingabe oder tägliche Meldung vorsehen.
6. Aufbewahrung sicherstellen: Mindestens zwei Jahre (ArbZG); steuerliche Fristen mit dem Steuerberater abstimmen.
7. Datenschutz und Betriebsrat: Verarbeitung dokumentieren, Mitbestimmungsrechte beachten.
8. Update-Plan erstellen: Entwicklung beim Gesetzgebungsverfahren verfolgen und die Lösung gegebenenfalls auf elektronisch umstellen.

Zeitplan für die nächsten Monate

• Jetzt: Erfassung einführen oder prüfen, ob die bestehende Lösung Beginn, Ende und Dauer lückenlos abbildet.
• Bei Kabinettsbeschluss: Entwurfstext mit Blick auf Ausnahmen und Fristen für die eigene Betriebsgröße lesen.
• Vor Inkrafttreten: Falls der Entwurf in dieser Form kommt, betrifft die elektronische Pflicht Betriebe mit mehr als zehn Beschäftigten; für Betriebe unter 50 Beschäftigten ist nach Angaben von arbeitszeiterfassung-app.de eine Übergangsfrist von fünf Jahren vorgesehen.

Häufige Fragen

Was ist, wenn der Arbeitgeber keine Zeiterfassung hat?

Er verstößt gegen die Pflicht aus dem ArbSchG in der Auslegung des BAG. Ob daraus unmittelbar ein Bußgeld folgt, ist umstritten (Kliemt). Der Bußgeldrahmen des § 22 ArbZG gilt für bestimmte Tatbestände, nicht pauschal für fehlende Erfassung.

Ist digitale Zeiterfassung Pflicht, und ab wie vielen Mitarbeitern?

Heute nein: Eine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Erfassung gibt es nicht, die Form ist frei. Der Referentenentwurf von 06/2026 sieht sie vor, mit einer Ausnahme für Betriebe bis zehn Beschäftigte, aber er ist nicht beschlossen.

Sind Kleinbetriebe zur Zeiterfassung verpflichtet?

Ja. Die Erfassungspflicht gilt ohne Größenschwelle. Die Ausnahme für kleine Betriebe im Entwurf betrifft nur die elektronische Form.

Wer ist von der Zeiterfassung befreit?

Für das heute geltende Recht gibt es keine allgemeine Befreiung. Der Entwurf nennt Ausnahmen für Kleinstbetriebe (nur elektronische Form) und für Tarifparteien; abschließend ist das nicht geklärt.

Welche Zeiterfassungsmöglichkeiten gibt es für Kleinbetriebe ohne Abo?

Papierliste und Excel-Vorlage erfüllen die geltende Pflicht, da keine Form vorgeschrieben ist. Konkrete kostenlose Softwareprodukte werden hier nicht empfohlen.

Fazit

Alle Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen, und zwar bereits heute. Kleinbetriebe sind nicht ausgenommen, eine Stechuhr ist nicht nötig, Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich. Wer noch nichts eingeführt hat, startet am besten mit einer einfachen Papier- oder Excel-Lösung und regelt Delegation und Stichproben schriftlich. Betriebe mit mehr als zehn Beschäftigten können parallel eine elektronische Lösung vorbereiten, weil der Entwurf von 2026 sie vorsieht; für Betriebe unter 50 Beschäftigten sind Übergangsfristen vorgesehen. Den Stand des Gesetzgebungsverfahrens beim Bundesarbeitsministerium prüfen, bevor Investitionen fallen.

Quellen

• Bundesarbeitsgericht · Beschluss 1 ABR 22/21 (Leitsätze) · Abruf 09/2026 · bundesarbeitsgericht.de
• Bundesarbeitsgericht · Pressemitteilung zu 1 ABR 22/21 · Abruf 09/2026 · bundesarbeitsgericht.de
• Arbeitszeitberatung · BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (Auswertung) · Abruf 09/2026 · arbeitszeitberatung.de
• ver.di · Arbeitszeiterfassung – alles, was Du dazu wissen musst · Abruf 09/2026 · verdi.de
• Arbeitsschutz NRW · Arbeitszeitaufzeichnung · Abruf 09/2026 · arbeitsschutz.nrw.de
• Arbeitszeitgesetz § 22 Bußgeldvorschriften · Abruf 09/2026 · lexetius.com
• Kliemt · Arbeitszeiterfassung – Keine Pflicht ohne Gesetz? · Abruf 09/2026 · kliemt.blog
• Otto Schmidt · Entwurf eines Gesetzes zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes · Abruf 09/2026 · otto-schmidt.de
• arbeitszeiterfassung-app.de · Referentenentwurf 2026 · Abruf 09/2026 · arbeitszeiterfassung-app.de
• Deutsche Handwerks Zeitung · Höchstarbeitszeit, Pausen, Bußgelder · Abruf 09/2026 · deutsche-handwerks-zeitung.de