Eine Zahlungserinnerung ist gesetzlich nicht geregelt und braucht keine Pflichtangaben; sinnvoll sind Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, offener Betrag, eine neue Frist von 7 bis 14 Tagen und die Bankverbindung. Wer Zinsen verlangen will, muss auf den Verzug achten: Seit 01.07.2026 betragen sie 10,52 % im Geschäftsverkehr und 6,52 % gegenüber Verbrauchern, dazu kommt im B2B eine Pauschale von 40 Euro.
Die Angaben dienen der Orientierung und ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Was eine Zahlungserinnerung rechtlich ist (und was nicht)
Die Zahlungserinnerung ist ein höfliches Schreiben, das auf eine offene Rechnung hinweist. Laut Lexware-Ratgeber ist sie gesetzlich nicht geregelt, die Mahnung dagegen schon: Sie steht in § 286 BGB. Eine Erinnerung ist deshalb formlos und kann per Brief, E-Mail oder Anruf erfolgen.
Eine Pflicht, vor der Mahnung zunächst eine Zahlungserinnerung zu schicken, besteht nicht. Die Erinnerung ist eine Frage des Umgangs mit Kunden: Sie gibt dem Kunden die Gelegenheit, ein Versehen ohne Gesichtsverlust zu beheben. Die Mahnung ist in § 286 BGB geregelt, die Erinnerung nicht. Ob ein Schreiben im Einzelfall schon als Mahnung zählt, lässt sich nur am konkreten Text beurteilen.
Hinweise auf „Pflichtangaben“ der Zahlungserinnerung, wie sie manche Vorlagenseiten nennen, haben keine gesetzliche Grundlage. Auch die Behauptung, die GoBD verböten Vorlagen weitgehend, ist nicht belegt. Relevant ist dort die Unveränderbarkeit gespeicherter Belege: Ein versandtes Schreiben darf nachträglich nicht unbemerkt geändert werden. Mit einer Vorlage hat das nichts zu tun.
Pflichtinhalt und sinnvolle Angaben
Gesetzlich vorgeschrieben ist nichts, praktisch notwendig ist einiges. Ohne eindeutige Zuordnung kann der Kunde die Zahlung nicht auslösen, und ohne Frist fehlt der Anlass, jetzt zu handeln.
| Angabe | Status | Zweck |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | empfohlen | eindeutige Zuordnung |
| Rechnungsdatum und ursprüngliche Fälligkeit | empfohlen | Nachvollziehbarkeit des Verzugs |
| Offener Betrag in Euro | empfohlen | klare Forderung |
| Neue Zahlungsfrist (7–14 Tage, mit Datum) | empfohlen | konkreter Handlungsanlass |
| Bankverbindung (IBAN, Verwendungszweck) | empfohlen | Zahlung ohne Rückfrage |
| Kopie der Rechnung | empfohlen | falls das Original nicht angekommen ist |
| Hinweis „Zahlung bereits erfolgt? Dann gegenstandslos“ | optional | vermeidet Ärger bei Überschneidung |
Die Frist von 7 bis 14 Tagen ist eine Praxisempfehlung, keine gesetzliche Vorgabe. Ein konkretes Datum wirkt verbindlicher als „innerhalb einer Woche“.
Vorlage: freundlich, sachlich, bestimmt
Die beiden Texte unterscheiden sich im Ton. Die Platzhalter in eckigen Klammern sind vor dem Versand zu ersetzen.
Muster 1: Bestandskunde, erstes Versäumnis
Betreff: Zahlungserinnerung zur Rechnung [Rechnungsnummer]
Sehr geehrte Damen und Herren / Sehr geehrte(r) [Name],
bei der Durchsicht unserer Buchhaltung ist uns aufgefallen, dass die Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] Euro noch nicht beglichen wurde. Vermutlich ist die Zahlung im Alltag untergegangen.
Wir bitten Sie, den Betrag bis zum [Datum, 7–14 Tage ab Versand] auf das folgende Konto zu überweisen: [IBAN], [Kreditinstitut], Verwendungszweck [Rechnungsnummer].
Eine Kopie der Rechnung liegt bei. Sollten Sie bereits gezahlt haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Firma, Telefon]
Muster 2: Spätzahler, bestimmter Ton
Betreff: Offene Rechnung [Rechnungsnummer], Zahlungsaufforderung bis [Datum]
Sehr geehrte Damen und Herren / Sehr geehrte(r) [Name],
die Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] Euro war am [ursprüngliches Fälligkeitsdatum] fällig. Ein Zahlungseingang ist bisher nicht zu verzeichnen. Eine frühere Erinnerung vom [Datum] blieb ohne Reaktion.
Wir fordern Sie auf, den offenen Betrag bis spätestens [Datum, 7–10 Tage] auf unser Konto [IBAN] zu überweisen. Nach Fristablauf behalten wir uns vor, Verzugszinsen und, soweit zulässig, die Verzugskostenpauschale geltend zu machen sowie weitere Schritte einzuleiten.
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Firma, Telefon]
Die Hinweise auf Zinsen und Pauschale gehören nur in den B2B-Text. Gegenüber Verbrauchern entfällt die 40-Euro-Pauschale (siehe unten). Weil die Zahlungserinnerung formlos ist, ist auch die E-Mail möglich. Bei der Beweisbarkeit des Zugangs liegt ein Brief mit Zustellnachweis meist vorn; bei der E-Mail sollte der Versand dokumentiert werden.
Wann Verzug eintritt – mit und ohne Mahnung
Zinsen und Pauschale setzen Verzug voraus. Zinsen und Pauschale dürfen schon in der Zahlungserinnerung verlangt werden, wenn der Verzug bereits eingetreten ist, etwa bei Datumsziel oder nach 30 Tagen. Mahngebühren sind dagegen nur in der Höhe des tatsächlichen Aufwands zulässig. Entscheidend ist der Verzugseintritt nach § 286 BGB, nicht die Mahnstufe. Die Annahme, Zinsen seien erst ab einer „offiziellen 1. Mahnung“ erlaubt, ist deshalb falsch. Drei Wege führen in den Verzug:
- Mahnung nach Fälligkeit (§ 286 Abs. 1 BGB): Sie setzt den Schuldner in Verzug. Klage und Mahnbescheid stehen der Mahnung gleich.
- Kalendermäßig bestimmte Zeit (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB): Steht ein festes Zahlungsdatum fest, etwa „zahlbar bis 15.11.2026“, tritt Verzug ohne Mahnung ein. Vorausgesetzt ist, dass die Frist vereinbart wurde. Eine einseitig auf der Rechnung gesetzte kürzere Frist genügt nach Creditreform nicht; ohne wirksame Vereinbarung bleibt es bei der Mahnung oder der 30-Tage-Regel.
- 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (§ 286 Abs. 3 BGB): Bei Entgeltforderungen tritt Verzug spätestens nach 30 Tagen ein. Bleibt der Zugangszeitpunkt unklar, gilt gegenüber Nicht-Verbrauchern der Empfang der Gegenleistung als Fristbeginn.
Gegenüber Verbrauchern greift die 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist. Fehlt der Hinweis, bleibt die Rechnung wirksam, der Verzug tritt aber erst durch Mahnung ein. Die Aussage, eine Rechnung ohne Zahlungsfrist sei „ungültig“, deckt sich nicht mit dem Gesetz.
Ein Beispiel für die 30-Tage-Regel im B2B: Eine per E-Mail versandte Rechnung vom 20.10.2026 ohne Zahlungsziel gilt am selben Tag als zugegangen. Die 30 Tage enden am 19.11.2026, Verzug besteht ab 20.11.2026. Bei Postversand liegt der Zugang später, der Verzug damit ebenfalls.
Was ab Verzug berechnet werden darf (Zinsen, 40 Euro, Rechenbeispiel)
Der Basiszinssatz nach § 247 BGB beträgt laut Bundesbank seit 01.07.2026 1,52 %. Bis 31.12.2026 gilt er unverändert, die nächste Anpassung folgt zum 01.01.2027. Daraus ergeben sich die Verzugszinsen:
| Konstellation | Aufschlag | Zinssatz p. a. | Pauschale |
|---|---|---|---|
| Geschäftskunde (B2B, Entgeltforderung) | Basiszins + 9 Pp | 10,52 % | 40 € |
| Verbraucher | Basiszins + 5 Pp | 6,52 % | keine |
Die 40-Euro-Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB steht bei Verzug eines Nicht-Verbrauchers mit einer Entgeltforderung zu. Sie wird auf spätere Rechtsverfolgungskosten angerechnet. Ein im Voraus vereinbarter Ausschluss der Verzugszinsen ist unwirksam, die Pauschale kann nur eingeschränkt werden, solange das nicht grob unbillig ist (§ 288 Abs. 6 BGB).
Die Zinsen werden taggenau berechnet: Forderung × Zinssatz × Verzugstage ÷ 365.
Rechenbeispiel 1: B2B-Rechnung
Offen sind 5.000 Euro, der Verzug dauert 60 Tage. Zinsen: 5.000 € × 0,1052 × 60 ÷ 365 = 86,47 €. Dazu kommt die Pauschale von 40 €. Zusätzlich zur Hauptforderung sind damit 126,47 € zu verlangen.
Rechenbeispiel 2: Verbraucher-Rechnung
Offen sind 500 Euro, der Verzug dauert 30 Tage. Zinsen: 500 € × 0,0652 × 30 ÷ 365 = 2,68 €. Die Pauschale entfällt.
Bei kleinen Rechnungen fällt die Pauschale stark ins Gewicht: Bei 200 Euro entspricht sie 20 % der Forderung, bei 1.000 Euro 4 %. Die Pauschale ist betragsunabhängig.
Mahngebühren sind gesetzlich nicht beziffert. Sie müssen dem tatsächlichen Aufwand entsprechen. Genannte Spannen aus der Praxis (etwa 2,50 bis 15 Euro) sind nicht verbindlich; maßgeblich ist der tatsächliche Aufwand. Von Vorlagen mit älteren Zinssätzen, etwa 4,12 % und 8,12 % „seit 01.01.2020“, ist abzuraten: Diese Werte sind überholt.
Ablauf im Betrieb: Fristen, Ampel, Software
Ein fester Ablauf spart Entscheidungen im Einzelfall. Die folgenden Fristen sind Empfehlungen aus der Praxis, keine gesetzlichen Vorgaben:
- Zahlungserinnerung 3 bis 7 Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist, neue Frist 7 bis 14 Tage.
- Mahnung nach erfolglosem Fristablauf, Frist 7 bis 10 Tage, mit Hinweis auf Zinsen und Pauschale (B2B).
- Mahnbescheid oder Inkasso, wenn auch die Mahnung ohne Reaktion bleibt.
Als Praxisempfehlung eignet sich eine einfache Ampel in der Offene-Posten-Liste: grün für Forderungen innerhalb der Frist, gelb für überfällige bis zur Erinnerung, rot für Forderungen mit Mahnung. Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme können Erinnerungen und Mahnungen nach festen Intervallen automatisch auslösen. Wichtig ist, dass die Textbausteine die aktuellen Zinssätze enthalten oder bewusst keine Zahl nennen. Versandte Schreiben sind unveränderbar zu archivieren.
Wann Inkasso oder Mahnbescheid
Reagiert der Kunde weder auf Erinnerung noch auf Mahnung, bleiben der gerichtliche Mahnbescheid oder die Übergabe an ein Inkassounternehmen. Der Mahnbescheid stellt rechtlich eine Mahnung dar und führt ebenfalls in den Verzug. Ob sich der Aufwand lohnt, hängt von Forderungshöhe, Zahlungsfähigkeit des Kunden und Kosten ab. Bei kleinen Beträgen ist die Abwägung zwischen Aufwand und Ertrag besonders wichtig, weil die Rechtsverfolgungskosten schnell in die Nähe der Forderung kommen können.
Fazit
Empfehlenswert ist ein fester Prozess: Erinnerung kurz nach Fristende, danach die Mahnung mit konkretem Datum. Zinsen und die 40-Euro-Pauschale sind erst ab Verzug zu berechnen, und nur die Pauschale beschränkt sich auf den Geschäftsverkehr. Wer feste Zahlungsdaten ausdrücklich vereinbart (Vertrag oder AGB), braucht für den Verzugseintritt keine Mahnung. Die Textbausteine sollten bei jeder Basiszinsänderung (nächster Termin 01.01.2027) geprüft werden.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz · § 286 BGB · Abruf Oktober 2026 · gesetze-im-internet.de
- Bundesministerium der Justiz · § 288 BGB · Abruf Oktober 2026 · gesetze-im-internet.de
- Deutsche Bundesbank · Basiszinssatz nach § 247 BGB · Abruf Oktober 2026 · bundesbank.de
- dejure.org · § 286 BGB (Fassung seit 29.07.2014) · Abruf Oktober 2026 · dejure.org
- NWB Gesetze · § 286 BGB · Abruf Oktober 2026 · datenbank.nwb.de
- Lexware · Zahlungserinnerung · Abruf Oktober 2026 · lexware.de
- Creditreform · Zahlungsfrist auf Rechnungen · Abruf Oktober 2026 · creditreform.de
